terça-feira, 2 de maio de 2017

O BOM ATENDIMENTO NO ARQUIVO, GERANDO RESULTADOS NA EMPRESA

Cristiane Gonçalves Costa*


A competência técnica e o conhecimento necessários para organizar, catalogar informações, digitalizar e arquivar documentos, não somente preservando-os, mas também facilitando a busca dos mesmos, no tempo oportuno de suas necessidades, são necessários para atender bem o cliente.

Para o bom desempenho das funções do Arquivo, além do entendimento da empresa/cliente na qual se está desenvolvendo o Projeto de Gestão de Documentos e Arquivos, são realizadas análises para cada tipo de documento, verificação e adequação do espaço físico, escolha adequada do meio de armazenamento, catalogação e, dependendo da opção de contrato, a digitalização dos documentos.

A digitalização consiste na preparação física do documento, identificação por sistema de código de barras, digitalização/escaneamento propriamente dita, cadastro do documento no sistema e vínculo com a localização física do mesmo. Neste momento, o documento já poderá ser acessado de forma virtual ou física.

As informações poderão ser controladas e gerenciadas por meio de software, podendo assim, facilitar a consulta e a retirada do mesmo.

Para retirada física do documento, é necessário agendamento prévio e o tempo de entrega dependerá da urgência de cada caso.

O atendimento ao cliente é feito de forma pontual, , o documento é localizado e o CLIENTE já tem informações suficientes para executar o seu trabalho, com altos ganhos de produtividade.

Se necessário, o documento original, a ACERVO faz a entrega no endereço do CLIENTE, ou é enviado por e-mail, uma forma mais rápida de obter as informações, com economia de recursos financeiros e maior segurança, já que evita-se o trâmite de documentos originais.

Manter um Colaborador exclusivamente para dar atendimento ao cliente, requer bom treinamento, conhecimento das necessidades do cliente e principalmente, a familiaridade com a organização documental da empresa/cliente.
Cristiane, no Projeto de Organização da Biblioteca,
no Studio Arthur Casas, em São Paulo - SP.

Antes de enviar o documento, é verificado se o solicitante, é um autorizado para receber a informação, a segurança de informação, é a base principal de nosso atendimento.

É importante também ressaltar, que a Arquivologia, define, grau de sigilo para cada tipo de documento, orientamos o cliente na elaboração da Tabela de Temporalidade Documental, com a informação de grau de sigilo e nível de acesso, para que toda a informação, seja armazenada com responsabilidade e sigilo.

Exemplo a seguir, é a Lei de Acesso ‘a Informação, Lei 12.527 de 18.11.2011, que abrange o Executivo, Legislativo e Judiciário, porém, com restrições de acesso a documentos, secretos, ultrassecretos e reservados.

As empresas privadas, já vem aplicando o grau de sigilo, principalmente, com o acesso fácil a informação via internet, a definição da restrição de acesso, mantém o segredo do negócio bem guardado e preservado.

O bom atendimento não é apenas o trabalho de atender ao telefone ou abrir e-mail, acessar o sistema e anotar a solicitação de documentos, mas, passa por um conjunto de atividades, para preservar as informações do cliente, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, com 24 anos no mercado de Gestão de Documentos e Arquivos, vem trabalhando para aperfeiçoar e agilizar as solicitações, e mais ainda, aumentamos nossa equipe de atendimento, para que o documento, chegue com maior brevidade possível ao solicitante.

Cristiane Gonçalves Costa, é Líder de Projetos na Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br




sábado, 29 de abril de 2017

COMO ORGANIZAR DOCUMENTOS APÓS ENTREGA DA DECLARAÇÃO DO IR

*Juan Cacio Peixoto

Todo ano já sabemos a rotina de sempre, preparar toda a documentação para prestar contas ao Fisco, porém, como nossa rotina do dia a dia é muito corrida, a organização destes documentos ficam para depois ...

Vai chegando o dia, e nada de apresentar a documentação, como brasileiro deixa tudo para resolver cima da hora, a última semana é de correria, abre pastas, consulta arquivos em PDF, salvos em alguma pasta, com nome que você já esqueceu, solicita recibo ao Médico, procura por recibos de pagamento de aluguel, a correria é grande, e, ‘as vezes, inútil, a não entrega do IR, nos proporciona multas e dificulta nossa vida financeira, se não localizar os documentos, uma retificação da Declaração será necessária.

Mas, finalmente, com todos os documentos localizados e cumpridas as obrigações, a Declaração é entregue, chegou a hora de voltar com a documentação para o lugar, mas, que lugar, que caixa, que pasta eletrônica ou física, já que não tinha nada organizado, socorro, por onde começar?

IMAGEM 1.
Caixa APPS, facilita
a organização
 dos documentos
 por assunto/tipo documental.
"Falta de organização é o que leva o contribuinte a pagar mais imposto do que deveria. Isso se dá, principalmente, porque as pessoas não solicitam os comprovantes de gastos de despesas para a dedução. Também deslizam no arquivamento dos recibos e notas fiscais", afirma o presidente do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), João Eloi Olenike, em matéria publicada no Jornal Valor.

Queremos ajudá-lo nesta tarefa, com a experiência de 24 anos de mercado, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, que presta serviços no segmento de Gestão de Documentos e Arquivos, poderá contribuir com a organização de seu arquivo pessoal ou de sua empresa, com dicas importantes e soluções aprovadas por clientes de todos os segmentos e portes.

Facilite a organização, criando categorias para os documentos a serem arquivados, você poderá arquivar em uma pasta suspensa, em caixas APPS, conforme imagem 1.

Arquive seus documentos por assunto ou tipo documental de preferência em pastas suspensas, que facilita a sua localização.
Em papelarias, lojas de materiais para escritório e até em supermercado você encontra à venda diversos tipos de kits, de arquivo e etiquetas (com visor).
Utilizando as etiquetas, dê título às pastas de acordo com que está guardando e coloque-as em ordem alfabética.
IMAGEM 2.
Caixa arquivo pequena, para
 arquivar documentos
com pouca frequência de utilização.
Dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisórias de cartolina que você mesmo poderá confeccionar.
Não se esqueça de aplicar um ano subsequente ao da temporalidade dos documentos, este critério evita a eliminação de documentos que poderão ser no ano vigente.

Estipule uma data anual para fazer as eliminações dos documentos vencidos, fazendo os descartes periódicos para evitar acúmulo de documentos desnecessários.
Consulte sempre a legislação, antes de fazer qualquer eliminação, nossa legislação muda constantemente e há muitas interpretações.
Aqueles documentos, com menor frequência de consulta, arquive em caixa arquivo pequena, imagem 2.
Bom trabalho e arquivamento.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais sobre nossos serviços, acesse www.acervo.com.br


quinta-feira, 16 de fevereiro de 2017

DIGITALIZE SEUS DOCUMENTOS E ACESSE VIA WEB

Para facilitar o trabalho de digitalização de documentos na empresa, e preparar profissionais para a Gestão Eletrônica de Documentos - GED, a ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, tem agendado para o ano todo, o curso DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS - Básico, com carga horária de 8 horas ministrado pelo Bibliotecário Juan Cacio Peixoto com apoio da equipe de TI da ACERVO.

Sua empresa também poderá contratar um curso exclusivo para a sua equipe, com conteúdo voltado para 'as reais necessidades da empresa, a transformação do documento em formato papel para documento eletrônico, agiliza o processo de trabalho e mantém a informação de fácil acesso a todos os colaboradores autorizados.

Este curso tem como objetivos orientar profissionais de todas as área so conhecimento no trabalho de digitalização de documentos, seja, em casa, na empresa ou no escritório, criando condições de realizar o trabalho com mais segurança, produtividade e facilitando o acesso as informações digitais.

O que você aprenderá?
- O que é Digitalização de Documentos * O que é Digitalização de Documentos? * O que é documento eletrônico? * O que é documento digitalizado? *Vantagens e benefícios da digitalização

2- Planejar antes de implementar * Qual é o trabalho que precisa ser feito? * Como será feito? * Quem deverá fazer o trabalho? * Aonde será feito? * Quanto tempo de trabalho? * Qual será o custo?



3 - Seleção dos documentos a digitalizar * É original; * Há outro exemplar na instituição em melhores condições; * O conteúdo está completo ou faltando alguma parte; * A informação está atualizada; * A informação está correta; 3.1 - Seleção dos documentos. Público Alvo * Quem deverá acessar os documentos; * Qual o perfil desta audiência; * Sigilosidade no acesso; * Nível de acesso aos documentos digitalizados;

4 - Etapas da digitalização * Preparação e Higienização; * Digitalização; * Indexação; * Controle de Qualidade; * Arquivamento Eletrônico; * Armazenamento;

5 - Indexação de documentos * Indexação manual * Indexação automática * Indexação automatizada com recursos de OCR ou leitura de código de barras * Importação de índice de outros sistemas * Padronização dos termos / Tesauro de Gestão de Pessoas

6 - Software * Visão geral e características; * Funcionalidades e recursos; * Captura; * Classificação; * Busca e visualização; * Integração; * Arquitetura e segurança; * Armazenamento (CD/DVD/PEN DRIVE e Data Center)

7 - Materiais e equipamentos * Computador, monitor e scanners * Mesa, cadeiras e apoio; * Espaço físico e leiaute; * Apresentação de scanners por fornecedor convidado;

8 - Metodologia e Recursos * Aulas teóricas com recursos de slides e flip chart * Apresentação de filmes sobre o assunto * Apresentação de fornecedores de produtos para digitalização

Todas as informações para inscrições, formas de pagamento, carga horária e local de realização, você encontrará em nosso site http://www.acervo.com.br/curso/192/curso-presencial-192-digitalizacao-de-documentos-basico/


SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356

domingo, 29 de janeiro de 2017

INTENSIVO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO, CAPACITARÁ COLABORADORES PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS

Preparando várias novidades para o início do ano que se aproxima, a ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, programou para o período de 17 a 20 de outubro de 2017, o curso ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO AVANÇADO, um super intensivo de organização de arquivos e documentos, com principal ênfase para as áreas Contábil, Fiscal, RH e Administrativa, onde o foco principal, será a metodologia de organização dos documentos destas áreas.

Programado em 04 dias, na cidade de São Paulo - SP, o curso contará com recursos para a prática da organização do arquivo, com documentos de todas as áreas para a realização de atividades práticas.

No último dia do curso, os participantes farão 02 visitas técnicas, para conhecer in loco, o arquivo organizado de empresas de segmentos diferentes.

Esta visita, tem proporcionado muitos ganhos de conhecimentos práticos, os participantes ficam a vontade para questionar a metodologia utilizada na organização do arquivo da empresa visitada.

Programa completo do curso e mais informações para inscrição:

Preparar o participante com modernas técnicas arquivísticas, para a 
organização do Arquivo Empresarial, com critérios de organização que 
possibilitarão aplicação imediata na empresa.
Dar continuidade ao curso Organização de Arquivo - Básico, neste curso 

você treinará com práticas já aplicadas e aprovadas no trabalho de 
organização de arquivo, desenvolvido pela equipe da ACERVO. 
Oportunidade para você e sua equipe aprender com profissionais 
capacitados, metodologias de arquivamento que facilitam a rápida 
localização de documentos arquivados.

O enfoque do curso será para empresas públicas e  privadas  de todos os 

portes e segmentos.

Reserve já sua vaga, serão limitadas devido a realização de trabalhos práticos 

durante o treinamento.

INSTRUTORES
Este curso será desenvolvido por uma equipe de instrutores da ACERVO.

PRÉ-REQUISITO
Ter participado do curso Organização de Arquivo - Básico ou outro treinamento 

relacionado ao assunto, ou ainda trabalhar na área, ter os conhecimentos básicos 
sobre organização de documentos.

CARGA HORÁRIA
32 horas, distribuídas em 03 dias de 8 horas/aula e 01 dia com visita técnica em 

02 empresas para conhecer Arquivo organizado.




PROGRAMA

1ELABORAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
•Regras do Conselho Nacional de Arquivos/CONARQ 
•Prazos de guarda de documentos para as áreas Contábil, Fiscal, Recursos 

Humanos e Administrativa, conforme determina a legislação.

2ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO CONTÁBIL E FISCAL 
•Como, quando e por onde começar? 
•O que a fiscalização exige na organização? 
•Metodologia de organização para cada tipo de documento 
•Como organizar nota fiscal, livro fiscal, razão, movimento contábil etc. 
•Guia de impostos: método rápido para facilitar localização 
•Índice de Arquivo / Controle de entrada/saída de documentos 

3ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO DE RECURSOS HUMANOS
•Divisão do Arquivo de Recursos Humanos
•Formação do dossiê do empregado
•Métodos de Arquivamento
•Organização de prontuários de guarda temporária / permanente
•Como organizar / Cartão de Ponto, Aviso Prévio, Guias do INSS, FGTS, 

Folha de Pagamento, etc. 
•Atendimento a fiscalização trabalhista, previdênciária e separação 

e identificação de documentos para Ação Trabalhista;

4ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO TÉCNICO E ADMINISTRATIVO 

5ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO JURÍDICO 

6GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
•Demonstração de software para informatização e digitalização de documentos.

7MOBILIÁRIO, MATERIAIS E EQUIPAMENTOS
•Dicas de produtos e serviços para organização da documentação
•Demonstração de pastas, caixas, prendedores e materiais de 

rotinas para organização da documentação.

8CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
9- VISITA TÉCNICA
01 dia do curso é dedicado para visita técnica em 02 empresas CLIENTE 
da ACERVO.
DATA E LOCAL DE REALIZAÇÃO
17 e 20 de outubro de 2017 - TERÇA-FEIRA A SEXTA-FEIRA
Sala de Treinamento do Espaço Paulista de Eventos
Avenida Paulista, 807 - 17º andar - Cerqueira Cesar
Fácil acesso pela Estação do Metrô Brigadeiro | LINHA VERDE
CARGA HORARIA
32 horas.
HORARIO
09:00 as 18:00 horas
DESCONTOS
_5% de desconto para mais de uma inscrição da mesma empresa;

OBJETIVOS
__30% para estudantes de ARQUIVOLOGIA, BIBLIOTECONOMIA, CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, CIÊNCIAS CONTÁBEIS, HISTÓRIA, SECRETARIADO e MESTRADO nas áreas citadas,  obrigatório o envio do comprovante de matrícula, para aline@acervo.com.br
O desconto não é CUMULATIVO.

FORMA DE PAGAMENTO
Pagamento através de cartão de crédito (PAYPAL), boleto ou depósito bancário. 
As despesas/juros de parcelamento do cartão de crédito é de responsabilidade do participante.

MATERIAL DE APOIO E CERTIFICADO
Material de apoio, enviado por e-mail, um dia antes da data do curso.
Certificado de participação entregue no dia do curso.


CONFIRMAÇÃO DO CURSO
O curso é realizado com  número mínimo de 10 participantes, portanto, ao
 proceder sua inscrição, aguarde a nossa confirmação de realização do
 curso, para proceder o pagamento e demais logística para sua participação no curso.

LIGUE para mais informações 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356 e www.acervo.com.br



SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356