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sábado, 6 de janeiro de 2018

EM 2018 ... EU VOU ORGANIZAR ... VOU JOGAR FORA ... VOU FAZER UMA LIMPEZA ... MUITA COISA EU NÃO USO ...

*Juan Cacio Peixoto

A cada virada de ano, vem as promessas, eu vou .... eu vou .... eu vou fazer .... e por aí vai  ... vou organizar ... vou jogar fora .... vou fazer uma limpeza ... muita coisa eu não uso ....  vou doar ... vou guardar por mais um tempo ... promessas e mais promessas, colocar a mão na massa diariamente, é uma boa solução, para começar bem o ano.

Nós acreditamos para que para atingirmos nossos objetivos, temos que ter SONHOS e fazer tudo para alcança-los, compartilhando com as pessoas que estão a nossa volta, colegas de trabalho, amigos, familiares e com as pessoas de nosso convívio social. 


Criar condições para que possamos atingir nossos objetivos, é um passo importante nesta caminhada, enumeramos aqui, com base no conceito 5s, algumas dicas, para começarmos o ano, buscando nossos SONHOS, e principalmente, saindo da promessa para a prática.

O que é bom para nós. Muita coisa, objetos, pastas, armários e documentos, ocupam espaço desnecessário no ambiente de trabalho e em casa, analise com cuidado o que realmente irá precisar, veja o que é bom para sua casa, empresa e melhore o ambiente de trabalho, descarte, doe ou envie para Almoxarifado, Arquivo Central etc.

Com esta organização, coisas, que que haviam sumido aparecem.


O lugar de cada coisa. O armário para cada coisa, facilita a disciplina. Guarde diariamente, não deixe para depois, providencie para sua casa ou empresa, um lugar para arquivar os documentos e mantenha-os em local de fácil acesso. 

Limpar e não sujar. Limpar é bom, melhor ainda não sujar. Manter o ambiente limpo e agradável, facilita o desenvolvimento do trabalho. Pensamento limpo, traz felicidade, relacionamento limpo, traz amizade.

Bom para cabeça e corpo. A desorganização ajuda no aumento do STRESS diário, portanto, uma boa receita para combate-lo é manter sua casa e empresa organizada.

As pessoas se irritam facilmente, quando são cobradas, e o documento não localizado, é motivo de impaciência, irritação, ansiedade ou partir para o "tudo ou nada", vou dizer que não encontrei, porque, estou sem paciência para procurar hoje, amanhã, com mais calma, reiniciarei a busca, tudo causa do STRESS.

Sabendo se cuidar. Se todos os dias, guardar suas coisas (calçados, roupas, cadernos etc) no lugar certo, arquivar documentos e manter uma rotina de dedicar alguns minutos para colocar tudo em ordem, o seu início de ano, será muito tranquilo.

A aplicação dos 5s é um programa para melhorar a vida em casa e no trabalho. Com ele podemos organizar de uma gaveta a uma empresa ou nossa casa inteira, praticando, teremos Qualidade de Vida. Feliz Ano Novo.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br









sábado, 4 de agosto de 2012

O FAMOSO "ARQUIVO MORTO" NÃO EXISTE



Juan Cacio Peixoto*

O conhecido “Arquivo Morto” não existe, quando uma documentação não é                   necessária ser arquivada, deve ser eliminada, evite guardar a papelada                   desnecessária, portanto, crie o Arquivo Central, com objetivos da guarda, conservação e preservação de documentos, por um motivo Contábil, Fiscal, Legal, Técnico, Administrativo ou Histórico, obedecendo prazos de guarda de acordo com a legislação específica para cada tipo/título ou assunto arquivado.
Elimine os prejuízos de sua empresa, com a falta ou demora na busca de documentos arquivados, somente percebemos a desorganização do Arquivo, quando não encontramos a documentação solicitada pela fiscalização Trabalhista, Fiscal, Previdenciária ou da Receita Federal ou em casos de Aposentadoria de ex-empregados ou Ação Trabalhista, as multas começam a aparecer, antecipe-se, organize-se e lucre com a organização do Arquivo.

O conhecimento dos documentos, produzidos no desempenho das respectivas funções, habilita a uma decisão criteriosa e fundamentada quanto à eliminação, ou à guarda, em caráter temporário ou permanente.
A oportunidade organizar os Arquivos é propícia a que se conheçam realmente os documentos produzidos e acumulados, em decorrência das atribuições e competência dos departamentos.

O conhecimento da rotina dos documentos oferece condições para uma administração racional de papéis, fator de economia e eficiência para a empresa.

Saber como se processa a rotina dos documentos nos departamentos, no desempenho das várias atividades pertinentes às funções que lhe competem, é matéria de alto interesse para a racionalização dos Arquivos.

O Ciclo Vital dos Documentos,  como conseqüência da explosão documental do pós-guerra, passou a levar em conta as diferentes fases por que passam os documentos sob o ponto de vista de sua administração e de seu uso, desde  o momento de sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente, dividindo os arquivos em Corrente, Intermediário e Permanente.

O Arquivo Permanente, em empresa privada, conhecido como “Inativo”, por armazenar documentos de guarda temporária e permanente, cuja freqüência de uso é esporádica e que são conservados em razão de seu valor legal, informativo e histórico.

Esse arquivo, normalmente denominado incorretamente de "Arquivo Morto", talvez pelo seu reduzido fluxo de informação ou devido aos objetivos organizacionais se diferenciarem dos arquivos ativos, sempre dinâmicos.

O Arquivo Inativo representa a última rotina constituída pelas diversas normas possíveis de conservação de documentos. Deve, por conseguinte, fornecer a contra-prova da eficiência, de todo o sistema, em geral é levado a subestimar a importância do Arquivo Inativo porque se pensa que, chegados a este ponto, os documentos adquirem valor puramente histórico e perdem todo o valor operativo, devendo apenas esperar que chegue o momento de sua eliminação.

Se isto é verdade em parte não convém esquecer que os documentos inativos também podem ser pedidos uma vez por outra. Em qualquer dos casos é oportuno recordar que a eficiência dos Arquivos Corrente e Intermediário dá existência aos Arquivos Inativos.

Gostaríamos de ressaltar alguns pontos que acreditamos necessários e fundamentais na organização e funcionamento do arquivo.

Neste aspecto, queremos lembrar que é o instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, isto é, um centro ativo de informações.

O arquivo deve adaptar-se a empresa, obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado.

Arquivos organizados sem orientação técnica se transformam em verdadeiros depósitos de documentos.

O arquivo quando bem organizado transmite ordem, evita repetições desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito, os resultados obtidos.

Nossa intenção é alertá-lo no que diz respeito à tarefa de arquivar, principalmente no que se refere ao controle que requer atitude de vigilância e cuidado nos possíveis desvios que, provavelmente, poderão aparecer no decurso da execução do serviço.

Não se esqueça de que o funcionamento eficaz de um arquivo, depende de uma organização adequada.




*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br

terça-feira, 31 de julho de 2012

APLICANDO OS 5S NA ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO


Juan Cacio Peixoto*

A organização de documentos permite que no futuro outras pessoas tenham acesso a importantes informações a respeito dos fatos.

A agilidade no levantamento destas informações, facilita o cumprimento de leis que definem o prazo de guarda, porém, o hábito de guardar sem necessidade, enche gavetas, armários, pastas, arquivos e muitos outros meios de armazenar documentos, em vários casos, evita-se eliminar por medo e insegurança, SI alguém pedir?

Você tenta “achar” uma nota fiscal de compra de um equipamento, demanda dias, o comprovante de pagamento de conta, depende de revirar várias caixas, pastas, pacotes etc.

Se você já passou por alguma dessas situações, precisa implantar o programa de qualidade cinco S, criado pelos administradores japoneses.


Dicas de como aplicar no Arquivo:

1- Senso de utilização
Identifique documentos que não mais utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por grandes categorias: Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos, Pessoal/Particular, Administrativo e Histórico.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:
  • Qual a freqüência de consulta ao documento?
  • É cópia ou original? Preciso guardar?
  • O documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com documento digitalizado?
  • O documento já atendeu meu objetivo?
  • Conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?

Na eliminação, fragmente a documentação, é uma garantia, para que pessoas não autorizadas, leia informações sigilosas.

Em casa, utilize a tesoura e picote os documentos, depois, separe em sacos de lixo diferentes, coloque na lixeira em dias alternados.

2- Senso de organização
Identificar e organizar tudo, para que todos possam localizar facilmente. Utilize etiquetas com o título do documento em pastas suspensa, caixas, estanterias e arquivos de 4 gavetas etc.

Uma boa sinalização das estanterias, corredores e caixas, facilitará a rápida localização dos documentos arquivados.

Em casa, utilize cores para identificar pastas/caixas com documentos, agiliza a busca.

Não deixe de produzir um Índice/Inventário de toda a documentação arquivada.

3- Senso de saúde, higiene e limpeza
Manter o ambiente sempre favorável a saúde e higiene.

Mantenha sua mesa sempre limpa, no final da tarde, guarde seu material de trabalho, para que se possa começar sem transtornos o dia seguinte.

Não faça alimentação em ambiente de trabalho, restos de alimentos, atrai insetos, que poderão transmitir doenças e danificar documentos importantes.

O Arquivo, obrigatoriamente, deve ser limpo diariamente, para evitar acúmulo de poeiras, traças, baratas e outros animais.

Equipamentos fora de uso, deve ser vendido ou doado, o excesso de materiais inservíveis no ambiente do Arquivo, dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessáro e cria esconderijo de animais.


4- Senso de conservação e manutenção
Crie uma rotina de arquivar documentos diariamente, de preferência pela manhã, seu dia começa com mesa limpa e documentos arquivados.

Faça um planejamento de suas tarefas diárias, priorize o atendimento a consulta de documentos.

Faça palestra de conscientização aos colaboradores, para mostrar a importância do arquivo organizado, de maneira que todos se comprometam a colaborar com as mudanças implementadas.

5- Senso de autodisciplina
Convencidos das vantagens dos quatro Ss, seus colaboradores passam a cumprir as regras estabelecidas, sem necessidade de cobrança.

A elaboração do Manual de Procedimentos de Arquivos, é uma garantia da continuidade do sistema implantado.

Nos anos 60, o cheque de papel foi declarado fadado a sumir. “Vai desaparecer para sempre a tarefa maçante de escrever e postar cheques para pagar as contas mensais”, dizia uma matéria de capa da Forbes em 1967.

A tão falada sociedade sem papel não aconteceu, para diminuir sua utilização, depende da disciplina e disposição de seres humanos, para mudarem hábitos arraigados e cheios de vícios.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em www.acervo.com.br