CUIDADOS PARA FAZER A DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Juan Cacio Peixoto*

Em tempos de crise, redução de custos é a palavra de ordem, e espaço bem ocupado, representa redução de custos, já que podemos redimensionar a equipe, aproveitando as áreas que poderão ser reaproveitadas com a utilização para uma nova área ou até mesmo a criação de outras.

Espaço bem ocupado é necessário para todas empresas, principalmente, as MICRO/PEQUENAS e MÉDIAS, com menor recursos financeiros, tem a necessidade de utilizar o espaço com melhor aproveitamento, para atender o armazenamento de sua produção, arquivo, mobiliário, materiais ou outros equipamentos da empresa.

No Arquivo Central das empresas/instituições, a guarda excessiva e desnecessária de documentos, contribui para aumento da ocupação do espaço, verifica-se a necessidade de um novo local para o armazenamento de documentos, com  garantia de aumento de cursos.

Uma das soluções para a redução deste volume de documentos e o automático aumento da capacidade de armazenamento, é realizar a destruição segura de documentos, obedecendo a legislação específica para cada tipo de documento.

A inexistência da Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento para cada tipo de documento, por departamento, poderá acarretar sérios prejuízos, caso, este documento venha a ser destruído e solicitado futuramente pela fiscalização ou necessidade da empresa.

A ACERVO, no mercado de Gestão de Documentos, desde 1993, poderá ajudar na análise e seleção dos documentos que poderão ser destruídos, de acordo com a legislação, nossa experiência de 27 anos, dará segurança para sua empresa e capacitar sua equipe para realizar a seleção de documentos com segurança e credibilidade, sem arrependimento posterior.

Enumeramos alguns cuidados para realizar a destruição segura de documentos, para sua empresa evitar dor de cabeça, conforme nossa experiência:

1- Envolva a Assessoria Jurídica e solicite a relação de processos em andamento, isto evitará que documentos que fazem parte do processo, sejam eliminados, por falta de conhecimento do colaborador;

2- Elabore uma Tabela de Temporalidade Documental | TTD, por departamento, definindo quanto tempo guardar cada tipo de documento, obedecendo a legislação;

3- Reúna sua equipe, e informe qual é o objetivo da empresa e oriente para seguir a TTD, se o documento não estiver relacionado na mesma, consulte a Assessoria Jurídica;

4- Defina com a equipe o melhor período para realizar  a seleção dos documentos, preferência pela manhã, importante ressaltar, que o trabalho realizado no sábado, torna-se o processo inseguro, nossa experiência já mostrou, que neste dia, o processo de análise é realizado pelo colaborador de forma muito rápida;

5- O que foi identificado para destruir, coloque em caixas e cole etiquetas "PARA DESTRUIÇÃO", CD/DVD/DISQUETES devem ser separados;

6- Chame a ACERVO, para fazer a coleta, transporte, destruição e fragmentação dos documentos de forma segura, podendo inclusive, ser acompanhada pelo CLIENTE, fotografado ou filmado. Após a destruição, é emitido o Certificado de Destruição de Documentos, garantindo a segurança das informações do CLIENTE.

Os documentos destruídos são enviados para reciclagem em fardos prensados, garantindo ainda mais a segurança da informação, uma contribuição inestimável para o Meio Ambiente.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, trabalha com Gestão Documental, desde 1993.

  

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Cada tipo de documento tem
um prazo de guarda legal.

MARISA MONTE | DOMINGO | NA RÁDIO WEB ACERVO

Marisa de Azevedo Monte (Rio de Janeiro, 1 de julho de 1967) é uma consagrada cantora, compositora e produtora musical brasileira

Biografia

Estudou canto, piano e bateria na infância. Na adolescência participou do musical Rock Horror Show, dirigido por Miguel Falabella, com alunos do Colégio Andrews, mas nunca abandonou o estudo de canto lírico, iniciado aos catorze anos.

Aos dezenove, mudou-se para a Itália, mais especificamente para Roma, onde durante dez meses estudou belcanto, do qual desistiu em seguida, passando a fazer apresentações em bares e casas noturnas cantando música brasileira acompanhada de amigos. Um desses espetáculos foi assistido pelo produtor musical Nelson Motta, que se tornou diretor do primeiro show no Rio de Janeiro, em 1987. O show Veludo Azul teve temporadas no Rio e em São Paulo e despertou o interesse das gravadoras.

Marisa Monte já fazia muito sucesso de público e crítica antes de ter o primeiro disco gravado, o que só veio a acontecer com Marisa Monte ao Vivo (1988). A este disco com repertório eclético, pertence o primeiro grande sucesso, Bem que Se Quis (versão de Nelson Motta para a E Po' Che Fa do compositor italiano Pino Daniele), que foi executado exaustivamente nas emissoras radiofônicas brasileiras e fez parte da trilha sonora da novela da Rede Globo O Salvador da Pátria, de Lauro César Muniz (1989). O disco seguinte, Mais (1991), introduziu-a no mercado internacional e a apresentou como compositora; a partir daí, prosseguiu com dois discos: o elogiado Verde, Anil, Amarelo, Cor-de-rosa e Carvão (1994), considerado por muitos o melhor álbum da carreira, e o duplo Barulhinho Bom (1996), que trazia regravações dos antigos sucessos entre outras canções inéditas e consagradas, resultado do show originado do álbum de estúdio anterior. Barulhinho Bom também provocou grande polêmica pela capa, um desenho do artista pornô-naif Carlos Zéfiro, censurada nos EUA. Este CD marcou uma aproximação maior com o mundo do samba carioca, com as diversas escolas e gerações.

Adotando uma postura cool, Marisa Monte procura evitar a superexposição na mídia, e mantém-se afastada dos meios de comunicação quando não está em turnê de lançamento de um disco novo. Lançou o próprio selo, a Phonomotor, e apresenta-se também ao lado da Velha Guarda da Portela, tendo produzido e participado do CD Tudo Azul (2000) e o documentário selecionado para mostra no Festival de Cannes, O Mistério do Samba (2008). Como produtora, atuou também em Omelete Man (1998), disco de Carlinhos Brown. No fim de 2002, Marisa lança o CD e DVD Tribalistas, projeto idealizado por ela e os parceiros Arnaldo Antunes e Carlinhos Brown, que ultrapassou a marca de mais de um milhão de cópias vendidas no Brasil.

Em 2000 Marisa lança o CD Memórias, Crônicas e Declarações de Amor, centrado no tema do amor e muito aclamado pela crítica. A turnê do álbum durou aproximadamente um ano e gerou o DVD homônimo com os melhores momentos do show.

Após quase cinco anos sem aparições relevantes Marisa voltou no primeiro semestre de 2006, quando lançou simultaneamente dois discos Infinito Particular e Universo Ao Meu Redor, dedicados a canções inéditas do samba e da MPB no que resulta na criação da turnê Universo Particular.

Entre as gravações mais representativas da carreira de Marisa Monte, e para toda a MPB, estão, entre outras: Segue o seco, Pétalas esquecidas, Give me love, Bem que se quis, Infinito Particular, De mais ninguém, Vai saber?, De noite na cama, Maria de verdade, Rosa, Speak low, A lenda da sereias, Dança da solidão, Pelo tempo que durar, Vilarejo, Preciso me encontrar, Balança Pema, Para ver as meninas, Volte para o seu lar, A primeira pedra, Negro gato, Lágrimas e tormentos, Aconteceu, Panis et circensis, Não é proibido (atualmente esta na 3 semana em 1 lugara na Hot100 Brasil) e Cinco minutos.carece de fontes?

Em dezenove anos de carreira, Marisa vendeu mais de nove milhões de discos no Brasil e no exterior.

Sua nova música Não é Proibido alcançou o topo das paradas do Hot 100 Brasil e ficou lá por 3 semanas, fazendo dela uma cantora muito popular entre a massa.

Acesse, ouça e compartilhe, neste DOMINGO dia 17 de dezembro/DOMINGO a partir das 17h30 em www.radiowebacervo.com.br

DICA DO DIA III: SENSO DE LIMPEZA

SENSO DE LIMPEZA. Bem-estar da equipe e do pessoal, conservação dos equipamentos e acessórios, prevenção de acidentes, redução de desperdícios e principalmente boa imagem perante o cliente. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO24 anos.

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CURSO PAPELADA EM CASA - VIA INTERNET, GRATUITO, ATÉ 31 DE JANEIRO

Organização quer dizer “estar em ordem”, e isso significa que você deve localizar o que procura em poucos minutos. Crie uma rotina diária para a casa e com seus objetos pessoais.

Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar!

Casa limpa e organizada.

Este ano, me livro da bagunça.

São tantas metas e sonhos, vontades e focos, mas, ainda não concretizei o meu sonho de me tornar uma pessoa organizada.

A ACERVO, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, atendendo empresas de todos os segmentos e portes, esta colocando 'a sua disposição o curso para você iniciar o ano organizado.

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Você poderá participar do curso em HORÁRIO LIVRE, o curso é liberado em Módulos, muito fácil da participar.

Veja abaixo, programa completo do curso e divulgue para os amigos, familiares, colegas de trabalho e em sua REDE SOCIAL, o curso estará disponível gratuitamente até o dia 31 de janeiro de 2017.

PROGRAMA

MÓDULO I – A PAPELADA X O SEU TEMPO
1.1- Introdução
1.2- Definição de Arquivo
1.3- Divisão do Arquivo Pessoal
1.4- Tipos de Documentos

MÓDULO II– PARA QUE GUARDAR TANTO PAPÉIS ?
2.1- Finalidade de cada documento?
2.2- Quanto tempo guardar o documento?
2.3- Jogue fora o desnecessário.
2.4- Cuidados com o Leão: Guarde os documentos

MÓDULO III – ORGANIZE PARA VOCÊ TRABALHAR TRANQUILO !
3.1- Metodologia de organização
3.2- Onde e como guardar?
3.3- Arquivamento do dia-a-dia
3.4- Dicas para não acumular papéis.
3.5- Conservação dos documentos

MÓDULO IV – FAÇA VOCÊ MESMO !
4.1- Pastas e caixas para organizar e guardar documentos
4.2- Planilha em Excel para controlar seus documentos
4.3- Mobiliários adequados para residências
4.4- Dicas para manutenção da organização

SERVIÇOS: Curso PAPELADA EM CASA, grátis até o dia 31 de janeiro de 2017, inscreva-se em nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356.